Excel là công cụ đắc lực cho công việc thống kê và quản lý dữ liệu. Việc nắm vững các thao tác cơ bản, bao gồm cả kỹ năng đánh số thứ tự sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng trên máy tính.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn đánh số thứ tự. Xác định vị trí ô đầu tiên muốn hiển thị số thứ tự. Ví dụ, bạn muốn đánh số thứ tự cho cột A, hãy chọn ô A2. Nhập số 1 (hoặc số thứ tự mong muốn) vào ô đầu tiên đã chọn (ví dụ: A2). Chọn ô tiếp theo trong cột cần đánh số thứ tự (ví dụ: A3). Trong thanh công thức, nhập công thức sau: =A2+1 (giả sử ô đầu tiên có số thứ tự là A2). Công thức này cộng 1 với giá trị của ô trước đó (A2) để tạo ra số thứ tự cho ô hiện tại (A3).
Nhập công thức vào ô
Bước 2: Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô A3 (khi con trỏ chuột biến thành dấu cộng nhỏ). Nhấn giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại trong cột cần đánh số thứ tự. Excel sẽ tự động điều chỉnh công thức để hiển thị số thứ tự chính xác cho mỗi ô.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
Mẹo đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột
Dưới đây là hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột, một phương pháp đơn giản và nhanh chóng:
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn đánh số thứ tự. Nhập số 1 (hoặc số thứ tự mong muốn) vào ô đầu tiên đã chọn (ví dụ: A2). Nhập số 2 (hoặc số thứ tự tiếp theo) vào ô tiếp theo trong cùng cột (ví dụ: A3). Bôi đen 2 ô đã nhập số thứ tự.
Bôi đen 2 ô đã nhập số thứ tự
Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí góc dưới cùng bên phải của ô A3 (khi con trỏ chuột biến thành dấu cộng nhỏ). Nhấn giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại trong cột cần đánh số thứ tự. Excel sẽ tự động điền các số thứ tự theo thứ tự tăng dần vào các ô liên tiếp.
Mẹo đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công hay phức tạp, bạn có thể sử dụng hàm SEQUENCE để hoàn thành việc đánh số thứ tự cho dữ liệu của mình. Dưới đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà bạn có thể tham khảo:
Chọn ô đầu tiên trong cột hoặc hàng mà bạn muốn đánh số thứ tự. Sử dụng cú pháp sau: =SEQUENCE(số_hàng).Thay thế bằng số lượng hàng (hoặc cột) bạn muốn đánh số. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh số cho 10 hàng, hãy nhập =SEQUENCE(7).
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Sau khi nhập công thức, hãy nhấn Enter để thực hiện. Excel sẽ tự động tạo danh sách số thứ tự từ 1 đến số lượng bạn đã chỉ định trong các ô liên tiếp.
Đánh số thứ tự bằng stop value
Để đánh số thứ tự nhanh chóng và dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng tính năng “Stop Value” trong Excel. Dưới đây là cách đánh số thứ tự trong Excel bằng tính năng này:
Bước 1: Xác định vị trí ô đầu tiên muốn hiển thị số thứ tự. Ví dụ: Nhập số 1 (hoặc số thứ tự mong muốn) vào ô đầu tiên đã chọn (ví dụ: A1).
Xác định vị trí ô đầu tiên muốn hiển thị số thứ tự
Bước 2: Nhấp vào nút “Fill” và chọn “Series“.
Chọn “Series”
Bước 3: Chọn “Columns” trong phần “Series in“. Trong ô “Stop value“, nhập số thứ tự cuối cùng bạn muốn hiển thị. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh số từ 1 đến 100, hãy nhập 100 vào ô này. Nhấp vào nút “OK” để hoàn tất.
Đánh số thứ tự bằng stop value
Cách đánh số thứ tự trong Excel với Auto fill
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tạo nút AutoFill tùy chỉnh cho việc đánh số thứ tự trong Excel. Dưới đây là cách đánh số thứ tự trong Excel với Auto Fill:
Bước 1: Mở Excel và chọn tab “File” trên thanh công cụ.
Chọn tab “File” trên thanh công cụ
Bước 2: Các bạn chọn “Options” trong menu.
Chọn “Options” trong menu
Bước 3: Chọn “Customize Ribbon” ở phần bên trái. Chọn “All commands” từ danh sách “Choose commands from”. Cuộn xuống và tìm đến mục “Filter series or Pattern“.
Chọn mục “Filter series or Pattern”
Bước 4: Tại bảng Main Tabs -> Tích vào mục Home > Rồi nhấn chuột phải > Chọn Add new Group.
Chọn Add new Group
Bước 5: Vào chọn lại Filter Series or Pattern và nhấn nút “Add“, sau đó nhấn “OK” để hoàn thành việc thêm tính năng này vào thanh công cụ của bạn.
Nhấn “OK” để hoàn thành
Sau khi thêm thành công tính năng Auto fill thì các bạn tiếp tục làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn và nhập số thứ tự vào ô đầu tiên của dãy cần đánh số. Chọn Fill từ thanh công cụ trên giao diện Excel, sau đó chọn Series.
Chọn Series
Bước 2: Chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo hàng, hoặc chọn Columns nếu muốn đánh số theo cột. Ví dụ chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.
Điền số thứ tự bắt đầu và kết thúc
Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value và số thứ tự cuối cùng trong mục Stop value. Nhấn OK để áp dụng các thiết lập và hoàn thành việc đánh số. Excel sẽ tự động điền dãy số thứ tự theo thiết lập của bạn.
Bước 3: Kết quả
Cách đánh số thứ tự trong Excel với Auto fill
Kết luận
Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn đã có thể thành thạo cách đánh số thứ tự trong Excel và áp dụng hiệu quả vào công việc của mình. Đừng quên theo dõi Tinhochomnay.info để khám phá thêm nhiều tính năng và công thức đa dạng của Excel nhé!
Xem thêm:
