Bên cạnh Word và Powerpoint, Excel là một công cụ không thể thiếu cho dân văn phòng, đặc biệt là những ai thường xuyên phải làm việc với dữ liệu. Nhờ sở hữu kho tàng hàm và công cụ đa dạng, Excel giúp bạn dễ dàng sắp xếp, phân tích và xử lý thông tin một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đối mặt với “ma trận” số liệu khổng lồ, việc lọc dữ liệu chính xác và nhanh chóng là điều không hề đơn giản. Hiểu được điều này, bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn 4 cách lọc dữ liệu trong Excel hiệu quả.
Bộ lọc dữ liệu trong Excel là gì?
Bộ lọc hay còn gọi là Auto Filter, là công cụ đắc lực hỗ trợ người dùng tập trung vào những thông tin quan trọng, ẩn đi những dữ liệu không cần thiết. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng:
- Theo dõi những trường dữ liệu cần thiết cho công việc
- Phân tích dữ liệu hiệu quả hơn
- Tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác
- Sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau
- Lọc bỏ những giá trị sai lệch hoặc trùng lặp
Lọc dữ liệu là kỹ năng không thể thiếu cho bất kỳ ai thường xuyên làm việc với Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kinh doanh,… Nắm vững các thao tác lọc dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy cùng khám phá những cách lọc dữ liệu trong Excel ngay dưới đây nhé!
4 cách lọc dữ liệu trong Excel
Cách lọc dữ liệu trong Excel với Power Query
Power Query là công cụ mạnh mẽ được tích hợp sẵn trong Excel, giúp người dùng dễ dàng giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chuyển đổi và làm sạch dữ liệu. Một trong những tính năng hữu ích của Power Query là khả năng loại bỏ dữ liệu trùng lặp một cách hiệu quả. Dưới đây là cách lọc dữ liệu trong Excel với tính năng này:
Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu trong bảng mà bạn muốn kiểm tra và loại bỏ bản ghi trùng lặp. Trên thanh công cụ, chọn tab “Data” > Chọn “From Table“.
Chọn “From Table“
Bước 2: Tiếp theo, loại bỏ các bản ghi trùng lặp trong cột bằng cách nhấn tab “Home” > Chọn “Remove Duplicates” để xóa các bản ghi trùng lặp.
Chọn “Remove Duplicates” để xóa các bản ghi trùng lặp
Bước 3: Sau khi hoàn thành, kết quả sẽ hiển thị các bản ghi đã được loại bỏ các bản ghi trùng lặp.
Cách lọc dữ liệu trong Excel với Power Query
Bước 4: Để xuất dữ liệu, nhấn vào tab “File” > Chọn tùy chọn “Close & Load” > Tiếp tục chọn “Close & Load” để xuất dữ liệu.
Tiếp tục chọn “Close & Load” để xuất dữ liệu
Lọc dữ liệu trong Excel với Pivot Table
PivotTable giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Dưới đây là cách lọc dữ liệu trong Excel bằng PivotTable:
Bước 1: Bắt đầu tạo PivotTable từ dữ liệu của bạn bằng cách nhấn chọn vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu hoặc toàn bộ vùng dữ liệu. Tiếp theo, chọn tab “Insert” > Chọn “Pivot Table” > Nhấn “OK” để hoàn tất thay đổi.
Nhấn “OK” để hoàn tất thay đổi
Bước 2: Sau khi bảng PivotTable xuất hiện, đánh dấu vào dữ liệu để thêm vào khu vực Row trong bảng.
Thêm dữ liệu vào khu vực Row
Bước 3: Chuyển đến tab “Design” > Chọn tùy chọn “Report Layout” để PivotTable có dạng bảng. Bạn lần lượt chọn 2 tùy chọn “Show in Tabular Form” và “Repeat All Item Labels“.
Chuyển đến tab “Design”
Bước 4: Tiếp tục bằng việc xóa bỏ subtotals khỏi PivotTable. Nhấn tab “Design” > Click vào “Subtotals” > Chọn mục “Do Not Show Subtotals“.
Chọn mục “Do Not Show Subtotals“
Bước 5: Khi hoàn thành, bạn đã lọc dữ liệu trùng bằng PivotTable và thông tin trên nó giống như một bảng dữ liệu thông thường.
Cách lọc dữ liệu trong Excel với Pivot Table
Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter
Bước 1: Chọn vùng ô hoặc cột mà bạn muốn lọc trùng trong Excel.
Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ, nhấn vào tab “Data”. Trong phần “Sort & Filter“, nhấn vào mục “Advanced” -> OK.
Chọn mục OK
Bước 3: Trong hộp thoại “Advanced Filter” hiện ra, chọn mục “Copy to another location”. Tiếp theo, tại mục “Copy to“, chọn ô tham chiếu ở bên phải bảng dữ liệu và chọn vị trí để lọc dữ liệu. Bạn đánh dấu tích vào mục “Unique records only” > Nhấp “OK” để hoàn tất. Bạn thấy cách lọc dữ liệu trong Excel với tính năng này có đơn giản không?
Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter
Cách lọc dữ liệu trong Excel với Remove Duplicate
Remove Duplicate là tính năng hữu ích trong Excel giúp bạn loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong bảng tính. Dưới đây là cách lọc dữ liệu trong Excel:
Bước 1: Trên bảng tính có dữ liệu trùng lặp, bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc trùng.
Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab “Data” > Chọn tính năng “Remove Duplicates“.
Chọn tính năng “Remove Duplicates“
Bước 3: Trong hộp thoại “Remove Duplicates” hiển thị, đánh dấu tích vào cột dữ liệu mà bạn muốn lọc. Nếu muốn lọc cho tất cả các cột, chọn “Select All“. Nhấn “OK” để lưu thay đổi.
Nhấn “OK” để lưu thay đổi
Bước 4: Hệ thống sẽ ngay lập tức trả về kết quả lọc trùng chính xác trên bảng tính mà bạn đã bôi đen ban đầu.
Cách lọc dữ liệu trong Excel với Remove Duplicate
Kết luận
Công cụ lọc trong Excel là một tính năng vô cùng hữu ích cho những ai thường xuyên làm việc với bảng dữ liệu và số liệu phức tạp. Hy vọng qua bài viết này bạn đã biết cách lọc dữ liệu trong Excel để giúp công việc của mình nhanh chóng hơn. Ngoài ra, để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, bạn có thể tham khảo thêm nhiều thủ thuật và mẹo hay khác trên trang web Tinhochomnay.info. Hãy theo dõi chúng tôi để khám phá thêm nhiều điều thú vị về thế giới công nghệ nhé!
Xem thêm:
