Bạn đang gặp rắc rối với những file Word có dung lượng “khủng”? Việc lưu trữ, mở và chỉnh sửa trở nên khó khăn vì tốn quá nhiều thời gian? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách làm giảm dung lượng file Word một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Nguyên nhân khiến file Word có dung lượng lớn
Dung lượng file Word tăng cao do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó phổ biến nhất là:
- Hình ảnh có độ phân giải cao, kích thước lớn sẽ khiến file nặng hơn đáng kể. Việc chèn nhiều hình ảnh vào tài liệu càng làm cho dung lượng tăng nhanh chóng.
- File Word có thể chứa nhiều dữ liệu chưa được tối ưu, ví dụ như định dạng phông chữ phức tạp, hiệu ứng văn bản không cần thiết, bảng biểu đồ lớn,… Những yếu tố này tuy chiếm dung lượng nhỏ lẻ nhưng khi tích gộp lại có thể khiến dung lượng file tăng cao bất ngờ.
Cách giảm dung lượng file Word
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com
Bước 1: Vào web SmallPDF.com.
Bước 2: Chọn mục “Giảm dung lượng PDF”.
Chọn mục “Giảm dung lượng PDF”
Bước 3: Nhấp vào CHỌN CÁC TỆP và chọn file Word từ máy, sau đó nhấn Open và đợi tệp được tải lên.
Nhấp vào CHỌN CÁC TỆP
Bước 4: Chọn một trong hai lựa chọn Nén cơ bản (giảm được ít dung lượng) hoặc Nén mạnh (giảm được nhiều dung lượng nhưng có thể mất phí).
Chọn một trong hai lựa chọn
Bước 5: Nhấp vào Nén và đợi một chút để SmallPDF tiến hành giảm dung lượng file Word.
Bước 6: Sau khi dung lượng file Word đã được giảm, nhấp vào Tải file xuống để tải về.
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com
Nén ảnh trực tiếp trong file Word
Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa, sau đó chọn hình ảnh trong tài liệu để hiển thị thẻ Format trên thanh công cụ. Trong thẻ Format, mọi người chọn mục Compress Pictures.
Chọn mục Compress Pictures
Bước 2: Trong cửa sổ Compress Pictures, bạn bỏ chọn “Apply only to this picture” và sau đó nhấn OK để nén cho tất cả hình ảnh trong tài liệu.
Nén ảnh trực tiếp trong file Word
Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng cho việc giảm kích thước hình ảnh trong một file Word cụ thể và không thể nén nhiều file cùng lúc.
Giảm dung lượng file word bằng cách tắt tính năng ảnh
Bước 1: Mở file Word cần nén và chọn Thẻ File. Chọn Options.
Chọn Options
Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, chọn mục Advanced.
Chọn mục Advanced
Bước 3: Đến phần Image Size and Quality, bỏ tích ở ô “Do not compress images in file” và nhấn OK để giảm dung lượng file Word.
Giảm dung lượng file word bằng cách tắt tính năng ảnh
Xóa bớt khoảng trống để giảm dung lượng file Word
Bước 1: Mở file Word và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiện hộp thoại Find and Replace.
Xuât hiện hộp thoại Find and Replace
Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace, đến phần Find what và nhập “.^p” (ký tự này dấu chấm “.” là dấu kết thúc câu, còn “p” là ký hiệu cho việc xuống dòng). Đến phần Replace with, mọi người có thể nhập các ký tự tùy ý, ví dụ: #### (để thay thế cho các phần bị xuống dòng) và nhấn Replace All.
Nhấn Replace All
Bước 3: Sau đó mọi người nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Ở phần Find what, nhập ký tự xuống dòng là “^p”, và ở phần Replace with, nhập khoảng trắng (nhấn vào thanh Space). Chọn Replace All.
Chọn Replace All
Bước 4: Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Ở mục Find what, nhập vào các ký tự đã thay thế các dấu câu ở bước 2. Ở phần Replace with, nhập vào “.^p” và chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống hàng tùy tiện trong Word. Như vậy là bạn có thể giảm dung lượng file word rồi.
Xóa bớt khoảng trống để giảm dung lượng file Word
Kết luận
Vậy là với vài thao tác đơn giản bên trên, bạn đã có thể giảm dung lượng file Word một cách nhanh chóng và hiệu quả. Giờ đây, bạn không còn phải lo lắng về việc hết dung lượng lưu trữ hay tốn thời gian khi chia sẻ tài liệu nữa rồi. Hãy áp dụng những mẹo này ngay hôm nay để “giải phóng” bộ nhớ cho dế yêu của bạn nhé! Và đừng quên chia sẻ bí kíp này với bạn bè, đồng nghiệp nhé!
Xem thêm:
