Đánh số thứ tự là thao tác cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong việc quản lý và sắp xếp dữ liệu. Tương tự như Excel, Google Sheet cũng cung cấp cho người dùng nhiều phương pháp để thực hiện thao tác này một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Google Sheet với các phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất.
Lợi ích khi đánh số thứ tự trong Google Sheet
Việc đánh số thứ tự trong Google Sheet mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Đánh số thứ tự giúp phân chia dữ liệu thành các phần riêng biệt, dễ dàng theo dõi và tra cứu thông tin cụ thể.
- Giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí của từng mục dữ liệu trong bảng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- Tạo ra sự thống nhất và chuyên nghiệp cho bảng tính, nâng cao tính thẩm mỹ và hiệu quả khi trình bày dữ liệu.
- Việc đánh số thứ tự giúp dữ liệu trở nên trực quan và dễ hiểu hơn, đặc biệt khi chia sẻ bảng tính với người khác.
Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet nhanh chóng
Đánh số thứ tự trong Google Sheet tự động
Ưu điểm: Dễ thực hiện, thao tác nhanh chóng, các số thứ tự được cập nhật tự động theo thứ tự dữ liệu.
Nhược điểm: Khi có ô dữ liệu trống trong bảng, các số thứ tự sau đó có thể bị sai lệch.
Bước 1: Nhập số 1 và 2 vào hai ô đầu tiên của cột cần đánh số thứ tự. Ví dụ: ô A2 và A3.
Nhập số 1 và 2 vào hai ô đầu tiên của cột
Bước 2: Tô chọn cả hai ô A2 và A3.
Tô chọn cả hai ô A2 và A3
Bước 3: Di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải của vùng chọn A2:A3. Khi con trỏ chuột biến thành dấu cộng, hãy nhấp chuột trái và kéo xuống đến ô cuối cùng bạn muốn đánh số.
Đánh số thứ tự trong Google Sheet tự động
Cộng thêm 1 vào ô chứa số thứ tự trước đó
Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, phương pháp này phù hợp với mọi đối tượng, kể cả người mới bắt đầu.
Nhược điểm: Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng phương pháp này chỉ phù hợp cho những trường hợp đơn giản, không đáp ứng được các yêu cầu phức tạp hơn như đánh số theo nhiều điều kiện hay tự động điều chỉnh khi có thay đổi trong dữ liệu.
Bước 1:Xác định ô bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự. Ví dụ, ô A2. Nhập số 1 vào ô đã chọn.
Nhập số 1 vào ô
Bước 2: Chọn ô tiếp theo cần đánh số thứ tự (ô A3 trong ví dụ). Nhập công thức sau vào ô A3: =A2+1. Công thức này sẽ lấy giá trị trong ô A2 (số 1) và cộng thêm 1, hiển thị kết quả là 2 trong ô A3.
Nhập công thức vào ô A3
Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải của ô A2. Nhấn giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại trong cột mà bạn muốn đánh số thứ tự. Google Sheet sẽ tự động điền công thức và tăng giá trị lên 1 cho mỗi ô sau.
Cộng thêm 1 vào ô chứa số thứ tự trước đó
Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng hàm ROW
Ưu điểm: Trả về đúng số hàng được chọn, sử dụng hàm ROW vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
Nhược điểm: Hàm ROW chỉ hiển thị số hàng thực tế trong Google Sheet, bất kể dữ liệu có tồn tại hay không. Để hàm ROW trả về kết quả chính xác theo dữ liệu, bạn cần kết hợp với các hàm khác như IF hoặc COUNTIFS.
Cách 1: Đánh số thứ tự cho tất cả các hàng
Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự. Sử dụng công thức: =ROW()-1 vào ô đã chọn.
Nhập công thức vào ô
Giải thích:
- Hàm ROW() trả về số thứ tự của hàng hiện tại.
- Vì đây là hàng thứ hai trong bảng dữ liệu, số thứ tự hiển thị cần là 1. Trừ 1 để đảm bảo số thứ tự bắt đầu từ 1 (vì mặc định hàm ROW() trả về số thứ tự từ 2).
Bước 2: Nhấn Enter. Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô, sau đó kéo xuống để sao chép công thức cho các ô bên dưới. Việc này sẽ tự động đánh số thứ tự cho các hàng tiếp theo.
Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng hàm ROW
Cách 2: Đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu
Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự. Nhập công thức: =IF(B2<>””;ROW(B2)-1;””) vào ô đã chọn, thay thế “B2” bằng tham chiếu ô chứa dữ liệu đầu tiên trong cột.
Nhập công thức vào ô muốn đánh số thứ tự
Giải thích:
- Hàm IF kiểm tra xem ô có chứa dữ liệu hay không.
- Nếu ô có dữ liệu (khác rỗng): Sử dụng hàm ROW(B2)-1 để lấy số thứ tự của hàng hiện tại.
- Nếu ô không có dữ liệu: Hiển thị chuỗi rỗng (“”) để không đánh số thứ tự.
Bước 2: Nhấn Enter. Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô, sau đó kéo xuống để sao chép công thức cho các ô bên dưới. Việc này sẽ tự động đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu và bỏ qua các hàng trống.
Đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu
Đánh số thứ tự trong Google Sheet với hàm COUNTA
Ưu điểm: Hàm COUNTA có cú pháp dễ hiểu và dễ sử dụng, chỉ cần nhập phạm vi ô cần đếm là có thể sử dụng ngay.
Nhược điểm: Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng hàm COUNTA mặc định sẽ đếm cả những ô trống trong phạm vi được chọn. Do đó, nếu bạn muốn chỉ đếm các ô có dữ liệu, bạn cần kết hợp thêm hàm ISBLANK.
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đã chọn, thay thế “B2” bằng tham chiếu ô chứa dữ liệu đầu tiên trong cột: =IF(ISBLANK(B2);””;COUNTA($B$2:B2))
Nhập công thức vào ô đã chọn
Giải thích:
- Hàm IF kiểm tra xem ô B2 có trống hay không bằng hàm ISBLANK.
- Nếu ô B2 trống: Công thức trả về chuỗi rỗng (“”) để không đánh số thứ tự.
- Nếu ô B2 không trống: Sử dụng hàm COUNTA để đếm số lượng ô có dữ liệu trong phạm vi $B$2:B2.
Lưu ý: Việc sử dụng $B$2 trong hàm COUNTA là để khóa ô đầu tiên trong phạm vi. Khi kéo công thức xuống, ô đầu tiên sẽ được giữ nguyên, đảm bảo rằng hàm COUNTA luôn đếm từ hàng đầu tiên có dữ liệu.
Bước 2: Nhấn Enter. Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô, sau đó kéo xuống để sao chép công thức cho các ô bên dưới. Việc này sẽ tự động đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu và bỏ qua các hàng trống.
Đánh số thứ tự trong Google Sheet với hàm COUNTA
Kết luận
Với 4 phương pháp được trình bày chi tiết trong bài viết, hy vọng bạn đã có thể lựa chọn cho mình phương pháp đánh số thứ tự trong Google Sheet một cách nhanh chóng nhất. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Google Sheet!
Xem thêm:
