Là người thường xuyên sử dụng Google Sheets để nhập và xử lý dữ liệu, chắc hẳn ai cũng muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót bằng cách tạo danh sách thả xuống để lựa chọn thay vì nhập liệu giá trị thủ công. Hiểu được điều đó, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 2 cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets, giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Tạo danh sách lựa chọn, hay còn gọi là danh sách thả xuống, trong Google Sheets mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật:
Tiết kiệm thời gian
Thay vì mất thời gian gõ tay từng giá trị, bạn chỉ cần click chuột và lựa chọn từ danh sách có sẵn. Việc này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu, đặc biệt khi bạn cần xử lý một lượng lớn dữ liệu.
Hạn chế tối đa lỗi chính tả và nhập sai thông tin
Lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets chỉ bao gồm các giá trị hợp lệ được định nghĩa trước, do đó, việc nhập sai dữ liệu do chính tả hoặc nhầm lẫn thao tác sẽ được giảm thiểu đến mức thấp nhất. Nhờ vậy, độ chính xác và nhất quán của dữ liệu trong bảng tính được đảm bảo.
Dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu
Khi bạn thay đổi danh sách giá trị gốc, tất cả các ô có liên quan sử dụng danh sách thả xuống đó cũng sẽ tự động cập nhật. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc cập nhật dữ liệu thủ công cho từng ô.
Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho bảng tính
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets giúp trình bày dữ liệu một cách gọn gàng, khoa học và chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng tốt với người xem.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets đơn giản
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets bằng cách tự nhập
Bước 1: Mở bảng tính Google Trang tính chứa dữ liệu bạn muốn tạo danh sách xổ xuống. Chọn một hoặc nhiều ô mà bạn muốn áp dụng danh sách.
Chọn một hoặc nhiều ô để tạo danh sách thả xuống
Nhấp vào menu Dữ liệu trên thanh công cụ. Tiếp tục chọn Xác thực dữ liệu từ menu thả xuống.
Chọn Xác thực dữ liệu
Bước 2: Trong cửa sổ Quy tắc xác thực dữ liệu, tại phần Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống. Nhập các giá trị cho danh sách xổ xuống, cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: “10.000, 20.000, 30.000”.
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets bằng cách tự nhập
Có hai tùy chọn mà bạn có thể thiết lập tại đây:
- Hiển thị danh sách thả xuống: Bật tùy chọn này để hiển thị mũi tên thả xuống trong ô.
- Từ chối dữ liệu nhập: Bật tùy chọn này để ngăn người dùng nhập dữ liệu không có trong danh sách.
Nhấp vào Xong để hoàn tất việc tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets.
Kết quả:
Kết quả
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Mở bảng tính Google Trang tính chứa dữ liệu bạn muốn tạo danh sách đổ xuống. Chọn một hoặc nhiều ô mà bạn muốn áp dụng danh sách.
Chọn một hoặc nhiều ô để tạo danh sách xổ xuống
Nhấp vào menu Dữ liệu trên thanh công cụ. Sau đó chọn Xác thực dữ liệu từ menu thả xuống.
Nhấp chọn Xác thực dữ liệu
Bước 2: Trong cửa sổ Quy tắc xác thực dữ liệu, tại phần Tiêu chí, chọn Danh sách từ một dải ô. Nhấp vào biểu tượng ô lưới bên cạnh hộp văn bản.
Nhấp vào biểu tượng ô lưới
Bước 3: Chọn vùng chứa dữ liệu cho danh sách xổ xuống. Ví dụ: I3:I7 nếu dữ liệu của bạn nằm trong các ô đó. Xác nhận bằng cách nhấn OK.
Xác nhận bằng cách nhấn OK
Bước 4: Tùy chỉnh (tùy chọn)
- Hiển thị cảnh báo: Bật tùy chọn này nếu bạn muốn hiển thị cảnh báo khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
- Từ chối dữ liệu nhập: Bật tùy chọn này để ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
Nhấp vào Lưu để áp dụng cài đặt
Nhấp vào Lưu để áp dụng cài đặt tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets. Chọn ô có danh sách xổ xuống và nhấp vào mũi tên để xem danh sách được thực hiện thành công hay chưa.
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính
Kết luận
Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có thể dễ dàng tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets để thao tác dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Chúc các bạn sẽ thực hiện thành công. Hãy tiếp tục khám phá và tận dụng các tính năng hữu ích khác của Google Sheets để nâng cao hiệu quả công việc của mình nhé!
Xem thêm:
