Bạn đang làm việc với một lượng lớn dữ liệu trong Excel? Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Drop List sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với Drop List, bạn có thể tạo ra các danh sách thả xuống tùy chỉnh, giúp bạn nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Cùng chúng tôi tìm hiểu cách tạo Drop List ngay bây giờ!
Drop List là gì?
Drop List (danh sách thả xuống) là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel, giúp bạn tạo ra các danh sách các tùy chọn có sẵn trong một ô. Nhờ đó, việc nhập liệu trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Drop List là gì?
Tại sao nên sử dụng Drop List?
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì nhập lại các dữ liệu lặp đi lặp lại, bạn chỉ cần chọn từ danh sách có sẵn.
- Tăng độ chính xác: Giảm thiểu lỗi sai chính tả và lỗi nhập liệu, đảm bảo dữ liệu luôn thống nhất.
- Tổ chức dữ liệu hiệu quả: Tạo các danh mục rõ ràng, dễ quản lý và tìm kiếm.
- Ứng dụng đa dạng: Phù hợp với nhiều lĩnh vực như quản lý nhân sự, bán hàng, kế toán, kho bãi,…
- Tăng tính chuyên nghiệp: Làm cho bảng tính của bạn trở nên trực quan và chuyên nghiệp hơn.
Cách tạo list trong Excel
Tạo list trong Excel bằng cách tự nhập dữ liệu
Bước 1: Định vị ô và truy cập công cụ xác thực dữ liệu. Đầu tiên, hãy chọn ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Sau đó, trên thanh công cụ, bạn chuyển đến tab Data và chọn Data Validation.
Bước 2: Tạo danh sách tùy chọn. Trong hộp thoại Data Validation vừa xuất hiện, bạn chọn tab Settings. Tại đây, ở mục Allow, hãy chọn List. Cuối cùng, tại mục Source, bạn nhập trực tiếp các giá trị muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống, cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;). Nhấn OK để hoàn tất.
Tạo list trong Excel khi có sẵn dữ liệu
Bước 1: Chọn ô cần tạo danh sách thả xuống, sau đó truy cập vào tab Data và chọn Data Validation, bạn đã sẵn sàng để liên kết ô này với một danh sách dữ liệu có sẵn.
Bước 2: Tại tab Settings của hộp thoại Data Validation, tùy chọn List sẽ được lựa chọn. Tiếp theo, tại mục Source, bạn sẽ nhập địa chỉ của dải ô chứa danh sách dữ liệu. Cuối cùng, bằng cách nhấn OK, danh sách thả xuống sẽ được tạo thành công và tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi.
Tạo list trong Excel phụ thuộc vào 1 list khác
Dưới đây là 5 bước hướng dẫn tạo list trong Excel phụ thuộc vào một danh sách khác:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu tại cột cần tạo danh sách (ví dụ: cột Tên Sản Phẩm). Sau đó, chọn thẻ Formulas và nhấn Define Name để đặt tên cho vùng dữ liệu.
Bước 2: Trong hộp thoại New Name xuất hiện, nhập tên cho vùng dữ liệu tại ô Name. Lưu ý rằng tên này phải khớp với tiêu đề của cột và không có khoảng trắng. Ví dụ, nếu tiêu đề cột là “Tên SP”, bạn sẽ nhập tên là TÊNSP. Nhấn OK để lưu.
Bước 3: Chọn ô bạn muốn tạo Drop List. Sau đó, vào thẻ Data và chọn Data Validation.
Bước 4: Trong hộp thoại Data Validation, chuyển sang thẻ Settings. Ở mục Allow, chọn List.
Bước 5: Ở mục Source, nhập công thức =INDIRECT(SUBSTITUTE(F3,” “,””)) (giả sử F3 là ô chứa danh sách chính mà bạn muốn liên kết). Sau khi nhập công thức, nhấn OK để hoàn tất.
Cách chỉnh sửa list đã tạo trong Excel
Chính sửa, xóa tên dữ liệu đã tạo
Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn chọn tab Formulas và nhấp vào Name Manager.
Bước 2: Trong hộp thoại Name Manager hiện ra, bạn chọn tên vùng dữ liệu muốn thao tác. Sau đó:
- Để chỉnh sửa: Nhấp vào nút Edit.
- Để xóa: Nhấp vào nút Delete.
Sao chép và dán Drop List
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn sao chép. Sau đó, nhấn chuột phải và chọn Copy hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn ô đích mà bạn muốn dán danh sách thả xuống. Nhấp chuột phải vào ô đó và chọn Paste Special.
Bước 3: Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn mục Validation. Nhấp vào OK để hoàn tất quá trình sao chép.
Cách xóa Drop List trong Excel
Bước 1: Trước tiên, hãy chọn ô mà bạn muốn xóa danh sách thả xuống.
Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ, bạn chuyển đến tab Data và chọn Data Validation. Trong hộp thoại hiện ra, bạn nhấn Clear All và OK để xóa hoàn toàn danh sách thả xuống khỏi ô đã chọn.
Kết luận
Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn chi tiết các cách tạo List trong Excel. Với tính năng này, bạn không chỉ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi nhập liệu mà còn đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp cho bảng tính của mình. Hãy thử áp dụng ngay những kiến thức vừa học để nâng cao hiệu suất làm việc nhé! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới.
Xem thêm:
