So với Excel, Word có phần hạn chế hơn trong việc đánh số thứ tự tự động. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn phải tốn thời gian đánh số thủ công cho từng dòng văn bản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Word cho mọi phiên bản một cách nhanh chóng, đơn giản và chuyên nghiệp.
Đánh số thứ tự trong Word để làm gì?
Đánh số thứ tự trong Word mang lại nhiều lợi ích, chúng giúp tài liệu có độ chính xác và tính chuyên nghiệp cao hơn. Cụ thể như sau:
- Giúp người đọc dễ dàng theo dõi trình tự, cấu trúc của nội dung, đặc biệt là các tài liệu dài hoặc phức tạp.
- Phân biệt rõ ràng các bước trong quy trình, hướng dẫn, hoặc các mục trong danh sách.
- Tạo sự nhất quán và chuyên nghiệp cho tài liệu.
- Cho phép người đọc dễ dàng tra cứu, tham khảo giữa các phần khác nhau trong tài liệu bằng cách sử dụng số thứ tự.
- Tăng tính tiện dụng và khả năng truy cập thông tin trong tài liệu.
Cách đánh số thứ tự trong Word
Đánh số thứ tự trong Word trên một cột
Bước 1: Mở file Word chứa bảng hoặc danh sách bạn muốn đánh số thứ tự. Đặt con trỏ chuột vào ô đầu tiên trong cột cần đánh số. Nhấp vào tab “Home” trên thanh công cụ chính của Word.
Nhấp vào tab “Home” trên thanh công cụ
Bước 2: Nhấn vào nút “Numbering” (biểu tượng dấu chấm tròn có mũi tên hướng lên xuống) trong nhóm “Paragraph”. Chọn “Define New Numbering Format” từ menu thả xuống hiện ra.
Chọn “Define New Numbering Format”
Bước 3: Trong hộp thoại “Numbering Format“, thực hiện các thao tác điều chỉnh:
- Number style: Chọn kiểu số muốn sử dụng cho danh sách (ví dụ: 1, 2, 3, … hoặc I, II, III, …).
- Number format: Xóa bỏ các ký tự không cần thiết (chữ, dấu chấm, v.v.) và chỉ giữ lại ký tự số.
- Alignment: Chọn căn lề giữa “Center” cho các số thứ tự.
Điều chỉnh thông số trong hộp thoại
Nhấp vào nút “OK” để lưu cài đặt định dạng đánh số thứ tự trong Word.
Bước 4: Bôi đen toàn bộ cột chứa các ô cần đánh số thứ tự. Sau đó chọn “Home”
Chọn “Home”
Bước 6: Nhấp vào nút “Numbering” trong nhóm “Paragraph” trên tab “Home”. Chọn định dạng đánh số đã tạo ở bước trên.
Chọn định dạng đánh số đã tạo
Bước 7: Kết quả
Đánh số thứ tự trong Word trên một cột
Đánh số thứ tự trong Word trên 2 cột nối tiếp
Bước 1: Làm theo hướng dẫn trong 4 bước đầu tiên của phần “Đánh số thứ tự hàng loạt trên 1 cột” ở trên. Cột 1 sẽ là cột tham chiếu cho việc đánh số thứ tự nối tiếp. Bôi đen toàn bộ cột thứ 2 trong bảng. Sau đó chọn “Home”.
Bước 2: Nhấn vào nút “Numbering” trên tab “Home“. Chọn định dạng đánh số đã tạo cho cột 1 ở bước 1.
Nhấn vào nút “Numbering”
Bước 3: Nhấn chuột trái vào số thứ tự đầu tiên trong cột thứ 2 để chọn toàn bộ số thứ tự. Các bạn nhấp chuột phải và chọn “Set Numbering Value“.
Chọn “Set Numbering Value”
Bước 4: Đánh dấu ô “Start new list“. Tại mục “Set value to“, nhập số tiếp theo của số cuối cùng ở cột 1. Nhấp “OK” để xác nhận.
Nhấp “OK” để xác nhận
Bước 5: Đánh số thứ tự trong Word trên 2 cột liên tiếp đã xong. Lúc này, cột thứ 2 sẽ được đánh số thứ tự nối tiếp từ cột 1, đảm bảo sự liên tục của các con số.
Đánh số thứ tự trong Word trên 2 cột nối tiếp
Kết luận
Với những hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn đã có thể dễ dàng đánh số thứ tự trong Word một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy áp dụng những mẹo nhỏ này để tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Xem thêm:
